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后勤保障

后勤处采购管理制度(修订稿)

2018年03月27日    来源:后勤处

一、目的

明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定,确保采购过程透明化,加强采购监督,防控风险。

二、采购范围、时间和计划

本制度适用于集中采购办公用品、基建维修和材料、车辆运输和食堂物资采购,其它采购由各处室负责。

政府采购目录内的物资采购严格按政府采购程序执行。

每学期期末由各处室负责人填写下学期集中采购计划,临时采购计划作为学期采购计划的补充。预算内政府采购计划每个学期报2次,一年报4次,一般定在每年3月份、5月份、9月份和11月份,不在规定时间内的上报,须经党工委会审批通过。

三、采购方式分类

采购商品500元以下填写物品申购单,500元及以上填写物资采购申请表。

所有采购必须有预算,各处室关注采购商品的核算,不得超过预算。

(一)询价单采购方式

1、后勤处根据批准的申购单制作询价单,询价单上注明求购商品的具体项目、品牌、价格、数量、交货时间等,送交供应商并表明购买意愿。

2、供应商按照询价单上面的要求生产和供应商品。

(二)合同订货方式

1、后勤处与供应商通过谈判就采购的货物的质量、数量、价格水平、运输条件、结算方式等项内容达成一致,并且以购销合同的形式确定下来。

2、供应商按合同提供货物并取得货款,学校按合同验收货物并支付款项。

(三)直接采购方式

采购人员根据批准的申购单,就其所列商品直接向供应商购买的一种采购方式。

(四)比质比价采购方式

选择三家以上的供应商,就其质量、价格、供货期等进行对比分析,在符合质量标准的前提下,选择价格最低的供应商。

(五)紧急采购方式

因紧急情况,需要以最快的速度使采购商品或劳务到位。紧急采购方式一般只有在临时性、突发性需要时方可采用。

四、采购方式选择

(一)根据商品的性质及其供应情况确定采购方式。

(二)一般商品的采购应采用询价或合同订货等方式。

(三)小额零星商品的采购可以采用直接购买等方式。

(四)重要的商品以及政策性采购等应当经过决策论证和特殊的审批程序后,采用询价或合同方式或者比质比价方式。

(五)大宗原料、基建或技改项目主要物资的采购以及其它金额较大的大宗物资采购采用比质比价采购方式。

(六)因燃料由国家定价,所以直接由江西石化公司提供。

(七)食堂大米、油、冻货、干货、蔬菜、肉等采购,为确保安全和质量,由后勤、纪检监察室召开联席会议,根据实际情况确定采购方式。

五、采购数量应该严格按照采购计划进行确定。

六、采购员应审查每一份申购单的申购数量是否在控制限额的范围内。

七、检查使用处室负责人是否在申购单上签字同意。

八、对于需大量采购的原材料、零配件等,必须做各种采购数量对成本影响的分析,将各种申购进行有效的归类,然后利用经济批量法来测算成本。

九、对于申购数量不大,或者零星采购的商品,采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。

十、采购时间包括申购单的报送审批时间、订单处理时间、供应商备货时间、运货时间、验收时间和入库时间等。

十一、根据申购性质和采购方式确定具体的采购时间。

(一)现用现购商品从实际使用或需要日期算起,倒算出合理的采购时间。

(二)以最佳成本为原则确定最经济的订货方式采购时间通常是按照库存量控制的方法确定采购时间。

(三)保险储备量和定量当某一商品达到订货点时就是采购时间。

十二、对采购时间的控制是防止正常的业务活动被推迟,或者过早地使现金被使用而形成过大的存量资产。

十三、采购时间的控制由各处室运用经济批量法和分析最低存货点来进行,但当申购单已经提出,采购员应及时处理申购单,并将处理结果及时通知后勤处。

十四、供应商初步评价

(一)后勤处与使用处室根据学校实际需求寻找适合的供应商,同时收集多方面的资料,如质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据,并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。

(二)采购员对“供应商基本资料表”进行初步评价,挑选出值得进一步评审的供应商,填写供应商候选名单,交后勤处审核。

(三)选择供应商标准

1、供应商应有合法的经营许可证,应有必要的资金能力。

2、供应商按国家(国际)标准建立质量体系并已通过认证。

3、有良好的售前、售后服务措施和服务意识。

4、具有足够的生产能力,能满足本学校经营需要。

5、同等价格择其优,同等质量择其廉,同价同质择其近。

(四)采购员在对供应商进行初步评审时,需确定采购的物资是否符合国家法律法规的要求和安全要求,对于有毒品、危险品,需要求供应商提供相关证明文件。

十五、供应商现场评审

(一)后勤处会同纪检监察室、申购处室、财务处等共同进行供应商的现场评审,并提出相应的意见和建议。

(二)供应商评价内容

1、后勤处主要负责评价供应商的资质、经营状况、信用等级及服务等方面。

2、财务处主要负责评价供应商要求的付款条件等。

3、使用处室主要负责评价供应商提供商品的质量。

4、纪检监察室负责监督。

5、上述所有处室共同对采购的价格、交货时间进行评价。

(三)适用范围

1、根据所采购物资对学校经营的重要程度,将采购的商品分为关键、重要、普通三个级别,不同级别实行不同的等级控制。

2、必须对提供关键与重要材料的供应商进行现场评审。

3、对于普通物资的供应商,无需进行现场评审。

4、紧急、小额零星的采购,由使用处室直接提出申请,采购员进行市场调查后,直接选择供应商,经后勤处审批后,进行采购。

十六、供应商质量保证协议的签定

(一)后勤处负责与现场评审合格的关键、重要材料的供应商和普通物资供应商签定“供应商质量保证协议”。

(二)“供应商质量保证协议”一式两份,双方各执一份,作为供应商提供合格物资的一种契约。

十七、样品需求与供应商送样

(一)如有样品需求,由采购员通知供应商送交样品,使用处室等相关人员需对样品提出详细的质量要求,如品名、规格、包装方式等。

(二)样品应为供应商正常经营情况下的具有代表性的商品,数量一般应多于两件。

十八、样品确认

(一)样品在送达学校后,由验收人员及使用处室完成样品的质量、性能、尺寸、外观等方面的检验,并填写“样品签样试用回单”。

(二)经确认合格的样品,需在样品上贴“样品标签”,并注明合格或不合格,标识检验状态。

(三)合格的样件至少为两件,一件返还供应商,一件留在后勤处作为今后检验的依据。

十九、确定合格供应商名单

(一)采购员根据现场评审结果和样品检查结果选择合格供应商,无需进行现场评审的,直接填写合格供应商名单后,交后勤处审核。

(二)则上一种商品需两家或两家以上的合格供应商,以供采购时选择。

(三)唯一供应商或独占市场的供应商,可直接列入“合格供应商名单”。

二十、选定合格的供应商后,采购员在合格的供应商名单内找出合适的供应商进行采购。

二十一、采购价格审核

(一)财务处、使用处室等相关处室负责审核采购价格。

(二)对所有超过规定价格的订单必须经过学校领导特殊审批。

二十二、条款审核

后勤处对采购条款进行审核,特殊条款必须由办公室或专业法律顾问把关。

二十三、合同审批

根据《采购授权审批制度》的相关规定,报相关人员按权限进行审批。

二十四、纪检监察室负责对采购进行监督检查。

二十五、后勤处负责采购相关文字资料(如报告、会议纪要、合同协议等)的存档,并负责采购相关网上公告、公示的发布。

二十六、本制度经学校审批后,自颁布之日起执行。

二十七、 本制度由后勤处负责解释。

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